Quy trình thủ tục hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ đúng quy định

4.9 (98.05%) 41 votes

Hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ không chỉ đơn giản là cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đó tự ý mang đi tiêu hủy mà còn phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước. Mặc dù đã có văn bản cụ thể hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền. Song hiện nay rất nhiều đơn vị vẫn tùy tiện hủy tài liệu hết giá trị khi cảm thấy tài liệu đó không còn cần thiết. Để thực hiện việc hủy tài liệu đúng quy định chúng ta cần tuân thủ các nội dung như sau.

1- Xác định giá trị tài liệu, lập danh mục tài liệu hết giá trị

     Thủ tục hủy tài liệu hết giá trị không thể thiếu việc lập danh mục. Để lập danh mục tài liệu hết giá trị thì việc đầu tiên chúng ta phải tiến hành xác định giá trị tài liệu. Đó là một phần nội dung đặc biệt quan trọng trước khi đưa ra quyết định tiêu hủy.

Xác định giá trị tài liệu phải chính xác và thận trọng vì liên quan trực tiếp tới số phận của các tài liệu đó 

     Xác định giá trị tài liệu là việc kiểm tra, đánh giá  giá trị của từng loại hồ sơ tài liệu còn thời hạn lưu trữ nữa hay đã hết. Việc xác định giá trị  tài liệu cần đảm bảo yêu cầu về tính chính xác và thận trọng. Bởi xác định sai giá trị tài liệu sẽ khiến cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp huỷ đi những hồ sơ vẫn còn thời hạn lưu trữ. Hoặc gây ra những lãng phí không cần thiết về nhân lực và kinh tế khi bảo quản những tài liệu không còn giá trị trong kho.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ kế toán cần phải biết để xác định giá trị tài liệu

        Thời hạn lưu trữ tối thiểu 5 năm với những loại hồ sơ tài liệu sau : Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Bao gồm như phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi không lưu ở tập chứng từ của phòng kế toán.

      Thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm với những loại hồ sơ tài liệu sau: Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Cụ thể là các bảng kê hay bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp. Báo cáo tài chính tháng, quý , năm, báo cáo quyết toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ…Ngoài ra phải lưu trữ tối thiểu 10 năm với các tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý tài sản cố định, báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành của Ban quản lý dự án, liên quan đến thành lập, chia , tách, sát nhập, chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán, hồ sơ kiểm toán của cơ quan kiểm toán nhà nước.

     Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn với các loại hồ sơ tài liệu sau:Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được quốc hội phê chuẩn.Hồ sơ, báo cáo quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản dự án thuộc nhóm A. Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh và Quốc phòng.

Sau quá trình xác định giá trị tài liệu, chúng ta cần lập Danh mục tài liệu hết giá trị và viết Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị. Danh mục tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy là các hồ sơ tài liệu có thông tin trùng lặp như tài liệu bị bao hàm, trùng thừa. Hoặc đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

2 – Thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu

        Những hồ sơ tài liệu sau khi hủy sẽ mất đi vĩnh viễn, không thể khôi phục lại được. Chính vì thế để đảm bảo tiêu hủy đúng loại tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ thì mỗi cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu có giá trị và loại tài liệu hết giá trị.

Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:

  • Chủ tịch Hội đồng: Là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
  • Phó chủ tịch hội đồng : Là Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính của chính cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp có tài liệu xét hủy.
  • Uỷ viên Hội đồng: Là đại diện lãnh đạo phòng, ban, đơn vị có tài liệu đưa ra để xét hủy
  • Thư kí hội đồng : Là công chức (viên chức) làm công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

3 – Kiểm tra xem xét hồ sơ, tài liệu đề nghị hủy

Hội đồng xác định giá trị tài liệu cần kiểm tra thực tế phông (khối) tài liệu xét hủy trước khi trình cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ

Quy trình hủy tài liệu hết giá trị cần có Hội đồng xác định giá trị tài liệu chịu trách nhiệm xem xét, đối chiếu Danh mục tài liệu hết giá trị với Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại, kiểm tra thực tế tài liệu. Sau khi xem xét Hội đồng nên thảo luận tập thể, kết luận theo đa số về tài liệu dự kiến hủy. Biên bản họp hội đồng xác định giá trị trài liệu phải được lập thành 02 bản, một bản lưu tại hồ sơ hủy tài liệu của cơ quan và một bản đưa vào hồ sơ trình cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ thâm định tài liệu hết giá trị.

Xem thêm : Dịch vụ hủy tài liệu hết giá trị

4 – Hoàn thiên hồ sơ và trình cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ

Để được tiến hành hủy tài liệu trong danh mục tài liệu hết giá trị phải được Cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp tiến hành thẩm định về thủ tục xét hủy và thành phần, nội dung tài liệu hết giá trị. Sau quá trình kiếm tra đối chiểu với thực tể tài liệu, lập Biên bản thẩm định; trả lời bằng văn bản ý kiến thẩm định.Thời hạn thẩm định tài liệu hết giá trị: không quá 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đề nghị thẩm định hợp lệ.

Hồ sơ đề nghị thẩm định gồm:

  • Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị
  • Danh mục tài liệu hết giá trị (đã được chỉnh sửa sau khi họp Hội đồng Xác định giá trị tài liệu)
  • Tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị
  • Quyết định thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu
  • Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu

5 – Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị đúng quy định 

Căn cứ vào Quyết định của Người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc hủy tài liệu hết giá trị. Cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp có tài liệu cần tiêu hủy bắt đầu thực hiện việc hủy tài liệu. Qúa trình này cần phải có đơn vị thứ 3 thực hiện và có đầy đủ tính pháp lý để thực hiện việc hủy tài liệu.

Việc hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau:

  • Đóng gói tài liệu hết giá trị
  • Lập Biên bản bàn giao tài liệu hủy 
  • Thực hiện việc hủy tài liệu hết giá trị: việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu bằng cách cắt giây, ngâm nước qua phương tiện chế biến
  • Lập Biên bản về việc hủy tài liệu hết giá trị 
  • Cơ quan, đơn vị gửi Quyết định hủy tài liệu hết giá trị; Biên bản bàn giao tài liệu hủy; Biên bản hủy tài liệu hết giá trị về Chi cục Văn thư – Lưu trữ trong thời hạn 10 ngày sau khi thực hiện việc hủy tài liệu hết giá trị.

Hiện nay do việc hủy tài liệu với nhiều cơ quan, tổ chức không diễn ra thường xuyên nên có thể rất nhiều người làm kế toán, văn thư vẫn chưa nắm hết quy trình thủ tục hủy tài liệu hết giá trị. Hy vọng với bài viết trên, Anh/Chị sẽ hiểu hơn phần nào về công việc này. Nếu qúy Anh/Chị cần sử dụng dịch vụ hủy tài liệu hoặc đơn giản chỉ muốn được tư vấn về quy trình thủ tục đầy đủ nhất đúng quy định của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước hãy liên hệ với chúng tôi.