9 Mẫu Biên bản cần có trong hồ sơ thủ tục hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ

5 (100%) 19 votes

Như chúng tôi đã đề cập thông tin ở các bài viết trước, hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ không chỉ đơn giản là cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp tự ý mang tài liệu đi hủy khi cảm thấy các loại hồ sơ tài liệu đó không còn cần thiết nữa. Mà cần phải tuân thủ đúng quy trình và thủ tục của Luật kế toán, Luật Lưu trữ ban hành. Sau đây chúng tôi sẽ nói chi tiết hơn về các mẫu biên bản cần phải có trong bộ hồ sơ hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ. Để bạn đọc và những người sắp sửa lên kế hoạch về việc hủy tài liệu cho cơ quan nơi mình làm việc được chủ động hơn.

Hủy tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ là việc làm cần thiết để giải phóng kho lưu trữ, tạo điều kiện bảo quản tốt hơn các tài liệu còn giá trị

1 – Danh mục tài liệu hết giá trị

Lên danh mục tài liệu hết giá trị (hay còn gọi là tài liệu hết thời hạn lưu trữ) là bước đầu tiên trong quy trình thủ tục hủy tài liệu. Việc lên danh mục tài liệu hết giá trị bao gồm việc phân loại và xác định giá trị tài liệu.

Như các bạn đã biết, mỗi loại tài liệu kế toán đều có thời hạn lưu trữ riêng, có những loại hồ sơ, tài liệu phải lưu trữ vĩnh viễn, có loại 5 năm,10 năm….Xác định giá trị tài liệu là việc phải hết sức thận trọng và yêu cầu tính tỉ mỉ. Bởi nếu xác định sai, sẽ khiến các tài liệu đang còn thời hạn lưu trữ bị hủy mất, hoặc cũng có thể tốn thêm chi phí để lưu trữ và bảo quản các tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ.

Mẫu danh mục tài liệu có sẵn theo quy định, các tài liệu cần được phân loại theo tên, thời gian hình thành, số lượng rồi ghi vào danh mục.

Mẫu danh mục tài liệu hết giá trị

Danh mục tài liệu hết giá trị được lập trong hai trường hợp sau: Thứ nhất, trong quá trình chỉnh lý: Tài liệu hết giá trị loại ra được lập thành các tập, tóm tắt tiêu đề, sắp xếp theo phương án phân loại và thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị .

Thứ hai, trong khi xem xét loại ra khỏi phông những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản: Những hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản được thống kê theo phương án phân loại thành danh mục tài liệu hết giá trị.

Xem thêm : Dịch vụ hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ

2- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị

Tài liệu hủy sau khi lên danh mục, chính những người lên danh mục tài liệu hết giá trị phải nghiên cứu quá trình hình thành và phát sinh Phông (khối) tài liệu đó để viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị. Các thông tin nêu trong bản thuyết minh cần phải được viết chi tiết, đầy đủ và chính xác để trình lên hội đồng xác định giá trị tài liệu hủy.

Mẫu bản thuyết minh tài liệu hết giá trị

3 – Quyết định thành lập Hội đồng xác định tài liệu hết giá trị

Thủ tục huỷ tài liệu hết giá trị phải đảm bảo nguyên tắc: Đúng thủ tục và quy trình theo quy định. Tài liệu hết giá trị phải được Hội đồng của cơ quan xem xét và cơ quan có thẩm quyền thẩm định trước khi ra quyết định tiêu huỷ. Khi Hội đồng của cơ quan xét huỷ tài liệu hết giá trị phải đồng thời xem xét cả mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại; phải bảo đảm tiêu huỷ hết thông tin ghi trên tài liệu.

Nhưng trong thực tế, một số cơ quan không thực hiện đúng các thủ tục, quy định, vẫn còn tình trạng tự tiêu huỷ đối với tài liệu loại ra sau khi chỉnh lý hoặc hết thời hạn bảo quản; không đưa ra Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét…Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện việc xét huỷ tài liệu hết giá trị

Mẫu quyết định thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu

Đối với tài liệu bảo quản tại các cơ quan hành chính Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:

  • Chánh văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các cơ quan, tổ chức tương đương ở trung ương; Chánh văn phòng Uỷ ban nhân cấp tỉnh, cấp huyện hoặc cấp phó của người đứng đầu đối với cơ quan, tổ chức khác: Chủ tịch Hội đồng
  • Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu đưa ra xét huỷ: uỷ viên
  • Đại diện của lưu trữ cơ quan, tổ chức: uỷ viên.

Đối với tài liệu bảo quản tại lưu trữ lịch sử các cấp, Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:

  • Đại diện lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Chánh Văn phòng UBND huyện: Chủ tịch Hội đồng
  • Trưởng các đơn vị nghiệp vụ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Trưởng phòng Hành chính Văn phòng UBND huyện và cán bộ lưu trữ huyện: uỷ viên

Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu trong việc xét huỷ tài liệu hết giá trị

  • Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại, kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần);
  • Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến loại. Nội dung cuộc họp được lập thành biên bản có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng (thực hiện theo mẫu tại Phụ lục III). Biên bản được lập thành 2 bản, một bản lưu tại hồ sơ huỷ tài liệu của cơ quan, tổ chức và một bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị.

Hoàn chỉnh danh mục tài liệu hết giá trị và hồ sơ trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, gửi cơ quan có thẩm quyền thẩm tra. Hồ sơ đề nghị thẩm tra gồm:

  • Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị
  • Danh mục tài liệu hết giá trị
  • Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị
  • Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

4 – Biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu

Mẫu biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu

5 – Công văn đề nghị thẩm định về danh mục tài liệu hết giá trị

Người chịu trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ hủy tài liệu của cơ quan cần gửi công văn đề nghị cơ quan có thẩm quyền thẩm định (các cơ quan nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định; cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến). Trên cơ sở văn bản thẩm định của cơ quan có thẩm quyền, người đứng đầu cơ quan ra quyết định huỷ tài liệu hết giá trị

Mẫu công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị

 

6 – Công văn trả lời kết quả thẩm định (có ý kiến) về Danh mục tài liệu hết giá trị

7- Quyết định về việc hủy tài liệu hết giá trị

Sau khi nhận được công văn trả lời đồng ý cho tiêu hủy về Phông (khối) tài liệu hết thời hạn lưu trữ là lên danh mục. Người đứng đầu cơ quan, hay còn gọi là chủ tịch hội đồng tiêu hủy tài liệu phải ra văn bản Quyết định về việc hủy tài liệu hết giá trị. Quyết định về việc hủy tài liệu hết giá trị là cơ sở để xác định kế hoạch chi tiết tiến hành hủy tài liệu đã lên danh mục.

Mẫu quyết định về việc hủy tài liệu hết giá trị

8- Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị

Thông thường do tài liệu hết thời hạn lưu trữ được dồn lại trong nhiều năm sinh ra khối lượng lớn. Vấn đề tiến hành hủy Phông (khối) tài liệu này các cơ quan, đơn vị có tài liệu hủy cần phải có máy móc hủy hiện đại. Hoặc có thể tìm đến các Nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp để có thể tiến hành nhanh chóng, bảo mật và cũng để tiết kiệm chi phí nhất.

Trong bộ hồ sơ thủ tục hủy tài liệu, thì  biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị là loại biên bản được kí kết giữa đơn vị có tài liệu hủy và nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu. Nội dung biên bản cần phải đầy đủ người đại diện của bên bàn giao và bên nhận tài liệu hủy, số lượng tài liệu.

Mẫu biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị

9 – Biên bản về việc hủy tài liệu hết giá trị

Sau khi toàn bộ Phông (khối) tài liệu đã được tiến hành đem đi tiêu hủy. Giữa cơ quan có tài liệu đã hủy và nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu cần lập Biên bản về việc hủy tài liệu hết giá trị. Biên bản này là cơ sở để xác định tất cả tài liệu đã được tiêu hủy hết, không thể khôi phục lại được.

Mẫu biên bản về việc hủy tài liệu hết giá trị

Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu tiêu huỷ trong thời hạn ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu được tiêu huỷ.

Bài viết này chúng tôi đã nêu chi tiết về các mẫu biên bản cần phải có trong bộ thủ tục hủy tài liệu hết giá trị. Rõ ràng là để thực hiện được quá trình hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ của một cơ quan, tổ chức là không đơn giản một chút nào. Song cũng không quá phức tạp đâu, nếu bạn là người lần đầu lên kế hoạch hủy tài liệu của cơ quan mình thì cũng không có gì phải quá lo lắng cả. Nếu bạn đang gặp vấn đề ở bất cứ khâu nào trong hồ sơ thủ tục, hãy liên hệ với đội ngũ của chúng tôi để được tư vấn. Chúc bạn hoàn thành tốt nhiệm vụ !

Xem thêm: Quy trình thủ tục hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ