KỆ SẮT LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU

Kệ sắt là gì?

Kệ sắt là vật dụng để nâng, đỡ và chứa hàng hóa, vật dụng. Kệ sắt gồm nhiều loại đa dạng về tải trọng và kiểu dáng nên được sử dụng phổ biến trong nhà kho tất cả các ngành nghề. Ngày nay, do nhu cầu về bảo quản và lưu trữ hàng hóa nguyên vật liệu trong các kho xưởng ngày càng nhiều. Thế nên ứng dụng của kệ sắt cũng được phủ rộng trong khắp các lĩnh vực.

Từ việc lưu trữ hàng hóa trong các kho bãi nhà xưởng lớn. Cho đến trưng bày, cất giữ sản phẩm trong các siêu thị hay cửa hàng tạp hóa. Rồi làm kệ để sách báo, tài liệu … trong các thư viện của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Thậm chí kệ sắt còn được sử dụng làm kệ kho gia đình nhằm tiết kiệm được rất nhiều không gian diện tích.

Kệ sắt có vai trò quan trọng trong kho lưu trữ tất cả các ngành nghề

Xem thêm: Máy hủy tài liệu văn phòng chính hãng giá tốt

kệ sắt vai trò của nó trong lĩnh vực Văn thư Lưu trữ

Hầu hết trong các kho lưu trữ hồ sơ tài liệu của các cơ quan doanh nghiệp, kệ sắt là vật dụng quen thuộc. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc sắp xếp và lưu trữ hồ sơ một cách gọn gàng và khoa học, tạo điều kiện để tra cứu hồ sơ tài liệu nhanh chóng. Việc sử dụng và lắp đặt kệ sắt trong kho lưu trữ của mỗi cơ quan tổ chức đơn vị hành chính cũng cần phải theo quy chuẩn đặt ra của Luật Lưu trữ.

Mỗi bộ có 6 đợt chia thành 5 khoang, mỗi đợt dài 100 chỉ để 8 hộp đựng tài liệu rộng 11cm. điều này giúp cho cán bộ Văn thư dễ dàng trong quá trình quản lý, tìm kiếm và tra cứu tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo cũng như khi cần thiết phục vụ trong công việc

Với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp vật tư trang thiết bị lưu trữ. Chúng tôi xin liệt kê những vai trò to lớn của kệ sắt đối với công việc lưu trữ hồ sơ tài liệu nói riêng, và trong tất cả các ngành nghề như sau:

  • Kệ sắt lưu trữ có cấu tạo bằng thép có thể sử dụng trong nhiều năm. Không lo bị cong vênh, mối mọt, chuột gián tấn công trong quá trình sử dụng. Bề mặt kệ đều được sơn tĩnh điện hoặc mạ kẽm nên không bị gỉ sét, bong sơn hay mài mòn do điều kiện thời tiết.
  • Sử dụng kệ sắt để tài liệu giúp cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí mở rộng hay cải tạo mặt bằng vì khả năng lưu trữ được nhiều. Giúp tài liệu được bảo quản tốt nên khách hàng hoàn toàn yêu tâm.
  • Kệ đựng hồ sơ đươc thiết kế trên mặt tôn dày gồm nhiều tầng chứa hàng hóa. Thông thường kệ gồm 4 – 7 tầng tùy vào nhu cầu lắp đặt của khách hàng. Thiết kế đa năng nên hoàn toàn tối ưu được diện tích nhà kho, cửa hàng, văn phòng.
  • Hồ sơ, tài liệu được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, dễ dàng trong việc quản lí.
  • Hồ sơ tài liệu có thể được phân bố thành từng khu vực riêng rất khoa học, gọn gàng và tiện lợi khi tìm kiếm. Người dùng có thể thiết kế thêm những tấm biển chỉ dẫn, ghi chú từng loại tài liệu giúp tiết kiệm thời gian khi sắp xếp.
  • Kệ hồ sơ có mặt tầng lót ván ép dễ điều chỉnh khoảng cách các tầng nên được nhiều khách hàng ưa chuộng. Toàn bộ khung thép liên kết ngàm hoặc bullong rất dễ tháo lắp và di chuyển.

    kệ sắt trong kho lưu trữ tài liệu hay bất cứ các ngành nghề khác có vai trò rất quan trọng

Cách sắp xếp tài liệu khoa học nhất lên kệ sắt lưu trữ

Lên danh mục tài liệu cần lưu trữ:

Trước khi tiến hành sắp xếp bất kì một hồ sơ, tài liệu nào lên kệ sắt. Bạn cần phải thống kê những thông tin về tài liệu như tên tài liệu, thời gian, thể loại, số lượng,.. Càng chi tiết thì sau này khi tra cứu, tìm kiếm tài liệu càng nhanh chóng hơn.

Nên phân loại tài liệu cần sử dụng ngay và lưu trữ dài hạn:

Để không mất thời gian tìm kiếm sau này, bạn nên sắp xếp những tài liệu có thời gian lưu trữ ngắn lên trước. Những loại hồ sơ tài liệu có thời gian lưu trữ dài hạn hãy xếp chúng vào những kệ riêng để giúp cho bạn dễ dàng trích xuất khi cần sử dụng đến.

Trừ diện tích làm lối đi trong kho:

Nếu kho lưu trữ tài liệu có diện tích giới hạn không như mong muốn, bạn chớ lo lắng. Hãy nghiên cứu và dành các khoảng trống nhất định để có thể dễ dàng di chuyển trong kho, tránh tạo cảm giác ngột ngạt khi vào kho. Chính những khoảng không gian này sẽ giúp bạn cảm thấy thoải mái khi tìm kiếm tài liệu.

Đặt tên cho những kệ sắt chứa tài liệu:

Tài liệu kế toán có rất nhiều loại và có thời hạn lưu trữ riêng, vậy nên trên mỗi kệ lưu trữ bạn hãy đặt tên theo từng loại hồ sơ tài liệu lên những kệ sắt chứa hồ sơ. Điều này để giúp bạn dễ dàng hơn trong việc sắp xếp hồ sơ và trích xuất tài liệu khi cần.