Dịch vụ hủy tài liệu tại Hà Nội và HCM nên lựa chọn nhà cung cấp tin cậy

5 (100%) 31 votes

Dịch vụ hủy tài liệu tại Hà Nội và Hồ Chí Minh là một trong những loại hình dịch vụ được người làm Kế toán, Văn thư quan tâm nhiều trong những năm gần đây. Do lượng giấy tờ, hồ sơ tài liệu trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp phát sinh ngày càng nhiều. Đồng nghĩa với đó là lượng tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy để đảm tính bảo mật và giải phóng kho lưu trữ ngày càng cao. Song việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu tại Hà Nội và Hồ Chí Minh là vấn đề cần phải quan tâm.

Rõ ràng là dịch vụ hủy tài liệu đã phát huy được hiệu quả cao. Giúp cho các cơ quan doanh nghiệp tiêu hủy nhanh gọn khối lượng lớn hồ sơ tài liệu hết thời hạn lưu trữ, mà máy hủy tài liệu văn phòng không đáp ứng được công suất. Nhưng trước khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu bạn nên lưu ý các vấn đề như sau.

Việc hủy tài liệu sẽ nhanh chóng và bảo mật hơn nếu bạn lựa đúng nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu uy tín tin cậy

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu có đầy đủ tính pháp lý

Việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu phải chọn đơn vị có đầy đủ tính pháp lý. Điều này có nghĩa là đơn vị nhận hủy tài liệu phải có giấy phép đăng kí kinh doanh, phải hoạt động trong lĩnh vực Văn thư Lưu trữ và được phép hoạt động trong lĩnh vực xử lý tài liệu (không độc hại). Đối với việc hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức phải tuân thủ theo theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 quy định một số điều của Luật Kế toán. Và căn cứ theo Luật Lưu trữ Số: 01/2011/QH13 được Quốc hội thông qua ngày 11/11/2011 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2012.

Tùy vào nhu cầu và khả năng của đơn vị có tài liệu cần hủy và nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu. Trong hồ sơ thủ tục giữa hai bên nên làm Hợp đồng tiêu hủy tài liệu, Biên bản về việc bàn giao tài liệu, biên bản về việc hủy. Để chúng minh rằng tài liệu đã bàn giao cho nhà cung cấp được hủy hết.

Quy trình hủy tài liệu phải đảm bảo khép kín và bảo mật thông tin

Yếu tố quan trọng đầu tiên về việc hủy hồ sơ tài liệu hết giá trị là tính bảo mật thông tin. Thông tin của người dùng, khách hàng, kế hoạch công việc trên các tài liệu phát sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Và thật nguy hiểm nếu các thông tin này rơi vào tay kẻ xấu, có mục đích không tốt. Sẽ chẳng ai mong muốn các thông tin này trên các tài liệu đem đi tiêu hủy lại bị rò rỉ ra ngoài cả. Với việc hủy khối lượng lớn tài liệu cần tiêu hủy thì tính bảo mật phải cao hơn nữa. Tài liệu phải đảm bảo tiêu hủy hết 100%, các thông tin số liệu trên các tài liệu đó không thể phục hồi được dưới bất cứ hình thức nào.

Hãy lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp trong tất cả các khâu. Từ việc đóng gói, bốc xếp và vận chuyển tài liệu đem đi tiêu hủy cho đến khi trong quá trình hủy.

Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ cần được hủy khép kín và bảo mật. Tránh việc rò rỉ thông tin tài liệu gây ảnh hưởng tới hoạt động của cơ quan và doanh nghiệp.

Lựa chọn phương pháp hủy tài liệu hợp lý

Hầu hết khi các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp thực hiện việc hủy tài liệu hết giá trị là khi khối lượng tài liệu đó quá nhiều. Với khối lượng nhiều như vậy cần phải lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu có máy móc công nghệ hiện đại. Nhằm hoàn thành công việc trong thời gian nhanh nhất, đảm bảo đúng tiến độ được giao. Hiện nay, có hai cách thức hủy tài liệu là hủy tại chỗ và hủy tại nhà máy chuyên dụng của nhà cung cấp. Tùy vào khối lượng tài liệu hủy và mong muốn của bạn mà nhà cung cấp sẽ tư vấn hình thức hủy hợp lý nhất.

Với hình thức hủy tại nhà máy của nhà cung cấp, bạn cần phải đi theo xe vận chuyển tài liệu để giám sát cả quá trình hủy. Trường hợp không thể bố trí người đi theo giám sát, bạn cần yêu cầu họ cung cấp video hình ảnh quay lại cả quá trình hủy tài liệu. Ưu điểm lớn nhất của việc hủy tại nhà máy là công suất hủy lớn, không gây ô nhiễm tiếng ồn bụi bặm tại nơi làm việc.

Một dây chuyền máy hủy công suất lớn (5000 Kg/60 phút) của Công ty Cổ phần Văn thư Lưu trữ Nam Sài Gòn

Trên đây là một số thông tin bạn cần biết trước khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu. Với khối lượng tài liệu ít và thường xuyên, bạn nên trang bị một chiếc máy hủy tài liệu văn phòng. Song với khối lượng tài liệu hủy nhiều, thì cách tốt nhất là nên tìm đến các nhà cung cấp chuyên nghiệp.

Công ty chúng tôi là đơn vị nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực Văn thư Lưu trữ. Dịch vụ hủy tài liệu tại Hà Nội và Hồ Chí Minh của Công ty từ lâu là đối tác của rất nhiều cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp trên toàn quốc. Với hai nhà máy hủy tài liệu công suất lớn đặt tại Hà Nội và Hồ Chí Minh. Đảm bảo thực hiện dịch vụ nhanh chóng và bảo mật nhất cho Qúy khách hàng. Hãy liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần tư vấn về quy trình thủ tục hủy tài liệu hoặc mong muốn sử dụng dịch vụ.