Chỉnh Lý Tài Liệu

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là gì?

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là việc phân loại, xác định giá trị của tài liệu đồng thời sắp xếp, thống kê và lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp theo đúng quy định của Luật Văn thư Lưu trữ. Việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đều dựa trên cơ sở tại Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” và theo TCVN ISO 9001:2000 và Công văn Số 283/VTLTNN ngày 19/05/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là công việc rất thiệt thực và quan trọng nhất là với cơ quan hành nhà nước

Tầm quan trọng của công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ có vai trò to lớn với công tác văn thư lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Bởi sau khi được tiến hành chỉnh lý thì tài liệu lưu trữ trong nhiều năm của các cơ quan, tổ chức mới được phân loại, sắp xếp một cách khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác nghiên cứu của cơ quan và xã hội đạt hiệu quả nhất.

chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Hình ảnh tài liệu lưu trữ trước và sau khi được chỉnh lý

Từ mối quan hệ mật thiết giữa công tác chỉnh lý và các khâu nghiệp vụ khác như công tác thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản, xây dựng các công cụ tra cứu…Nếu làm công tác chỉnh lý tốt ở cơ quan tổ chức sẽ thúc đẩy và tạo điều kiện làm tốt các khâu nghiệp vụ khác.

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức là một yêu cầu hết sức cấp bách hiện nay; vì tài liệu các phông lưu trư các cơ quan, tổ chức còn tồn động tích đóng nhiều năm trong tình trạng bó gói, lộn xộn, không được chỉnh lý sắp xếp, phân loại khoa học không được lập thành hồ sơ nên không thể đưa ra phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu quả, gây lãng phí. Tại các cơ quan, tổ chức phải bảo quản một khối lượng tài liệu rất lớn trong đó có một phần rất lớn là tài liệu không có giá trị, làm tăng thêm diện tích kho tàng, tăng khối lượng tài liệu phải bảo quản, vừa gây ra nhiều lãng phí, tốn kém về tiền của, nhân lực, vừa không tạo đủ điều kiện cần thiết để bảo quản những tài liệu không có giá trị và làm cho nhiều tài liệu có giá trị bị mất mát, hư hỏng không thể khôi phục được. Việc ứng dung các thành tựu khoa học trong công tác lưu trữ là một đòi hỏi, yêu cầu hết sức khẩn trương đối với việc đổi mới công tác lưu trữ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng các phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ trên máy vi tính có được hay không phụ thuộc rất nhiều ở khâu công tác chỉnh lý để có cơ sở dữ liệu cập nhật vào phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ trên máy tính

Tình hình triển khai công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

1. Những kết quả đạt được

Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đã sản sinh ra một khối lượng hồ sơ tài liệu khá lớn. Theo khảo sát, nắm tình hình hoạt đông của các cơ quan, tổ chức có khoảng từ 200 đến 500 cặp tài liệu chưa kể đến các cơ quan chuyên môn của cấp tỉnh và cấp huyện. Theo quy định của Luật lưu trữ hiện hành số lượng tài liệu của các cơ quan, tổ chức này phải nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh phải đảm bảo thực hiện các yêu cầu nghiệp vụ chỉnh lý. Do nhiều nguyên nhân, tài liệu của nhiều cơ quan, tổ chức còn ở tình trạng lộn xộn, tồn động nhiều năm chưa được phân loại, sắp xếp khoa học, gây khó khăn cho việc lựa chọn nộp  vào lưu trữ và sử dụng tài liệu trong thực tế.

Trong thời gian qua các cơ quan, tổ chức  đã cố gắng tiến hành chỉnh lý tài liệu. Kết quả của công tác chỉnh lý đã sắp xếp được một số tài liệu tương đối gọn gàng, ngăn nắp, có trật tự, giúp cho việc nghiên cứu, sử dụng để giải quyết các yêu cầu kinh tế – xã hội của địa phương của ngành trên các lĩnh vực quản lý đất đai, khôi phục các công trình nhà – điện – nước –  cầu đường… ở trên địa bàn tỉnh.

2. Những tồn tại và nguyên nhân, hạn chế

  •  Khối lượng tài liệu được chỉnh lý còn rất ít so với khối lượng tài liệu hiện có trong các kho lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
  •  Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu còn rất lúng túng, thiếu tính thống nhất, tính khoa học nhất là ở khâu nghiệp vụ: thu thập hồ sơ, tài liệu trước khi chỉnh lý, phân phông lưu trữ, lựa chọn phương án hệ thống hóa, phân loại tài liệu để lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý, hệ thống hóa thứ tự hồ sơ tài liệu, lập mục lục hồ sơ. Do vậy, tài liệu đưa ra chỉnh lý còn thiếu nhiều nhất  những hồ sơ tài liệu quan trọng. Việc phân loại, lập hồ sơ còn tùy tiện, mỗi nơi làm một cách.
  • Sau chỉnh lý số lượng tài liệu phải bảo quản còn quá nhiều do việc xác định giá trị tài liệu còn hạn chế thiếu tính khoa học, vận dụng một cách linh hoạt thực hiện các Thông tư 13 và Thông tư 09 của Bộ Nội vụ về thời hạn bảo quản hồ sơ của các cơ quan, tổ chức cho nên không mạnh dạn loại hủy còn nhiều trường hợp loại bỏ sai.
  • Mâu thuẫn giữa khối lượng tài liệu nhiều và nhân lực chỉnh lý ít không giải quyết được. Do vậy, số lượng tài liệu hiện có trong kho lưu trữ của các cơ quan, tổ chức còn lộn xộn. Tài liệu hiện hành của các phòng ban trong cơ quan, tổ chức không được lập thành hồ sơ, thu nhận vào kho lưu trữ hiện hành không được chọn lọc.
  • Cán bộ làm công tác lưu trữ cơ quan, tổ chức còn kiêm nhiệm về văn thư – lưu trữ và trình độ năng lực chuyên môn còn nhiều hạn chế. Các vấn đề về nghiệp vụ lưu trữ còn thiếu thống nhất, mức độ chỉnh lý và các phương thức chỉnh lý chưa xác định đúng nên hiệu quả chỉnh lý tài liệu còn thấp. Điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chỉnh lý  như: bìa, hộp, cặp, giá kệ còn thiếu. 

    Chỉnh lý tài liệu lưu trữ có vai trò to lớn với công tác văn thư lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp

Các giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu

  •  Phải tiếp tục đẩy mạnh công tác chỉnh lý, coi đây là khâu nghiệp vụ quan trọng hàng đầu cần được đầu tư thích đáng, cần nghiêm túc thực hiện điều 15, chỉnh lý tài liệu của Luật lưu trữ có quy định: người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu sau đây: được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; được xác định thời hạn bảo quản; hồ sơ được hoàn thiện và hệ thông hóa; có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.
  • Trong công tác chỉnh lý của các cơ quan, tổ chức của tỉnh và của các huyện, thị xã, thành phố cần quan tâm biên soạn các tài liệu hướng dẫn chỉnh lý, tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn, hội nghị trao đổi kinh nghiệm để thống nhất về nghiệp vụ chỉnh lý, phân loại, phân phông, xác định giá trị tài liệu và làm các công cụ tra cứu…
  • Triển khai công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ với các mức độ khác nhau, tùy thuộc vào khối lượng tài liệu  nhiều  hay ít để chỉnh lý hoàn chỉnh, chỉnh lý sơ bộ, chỉnh lý từng phông có trọng tâm trọng điểm để nhanh chóng đưa hồ sơ tài liệu của cơ quan tổ chức phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng, giảm khối lượng tài liệu và tạo điều kiện bảo quản tốt tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị vĩnh viễn lưu trữ lịch sử.
  • Cần huy động các nguồn nhân lực để xử lý tài liệu tích đóng của các cơ quan, tổ chức như: hợp đồng với cơ quan có chuyên môn để xử lý tài liệu tích đóng hoặc mở lớp bồi dưỡng do cơ quan, tổ chức mở lớp.
  • Sau khi hoàn thành công tác chỉnh lý tài liệu của cơ quan, tổ chức cần phải viết báo cáo kết quả chỉnh lý nhằm đánh giá kết quả công việc, rút ra những kinh nghiệm về nghiệp vụ, cách tổ chức chỉnh lý và đề ra những công việc cần tiếp tục làm sau khi chỉnh lý.
  • Hoàn chỉnh hồ sơ phông, tất cả những tài liệu hình thành trong quá trình chỉnh lý cần tập trung đầy đủ để lập hồ sơ phông.
  • Hồ sơ phông bao gồm các văn bản sau: biên bản giao nhận tài liệu giữa kho lưu trữ với các đơn vị khi nộp lưu; lịch sử đơn vị hình thành thành phông và lịch sử phông; phương án phân loại; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; kế hoạch chỉnh lý và Mục lục hồ sơ.

Nguồn : Võ Thị Diễm – Chi cục Văn thư lưu trữ (Từ ccvtlt.snv.binhdinh.gov.vn)

Xem thêm :